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Zeitmanagement

Lernen Sie die ersten Grundlagen des Zeitmanagements kennen.

Zeitmanagement - wichtige Grundlagen

Zeitmanagement bzw. Selbstmanagement sind oftmals unterschätzte Tätigkeiten. Sich selbst zu kennen und Aktivitäten sinnvoll zu planen, sind wichtige Aspekte um "Überforderung", "fehlende Zeit" oder "fehlende Struktur" im Tagesablauf vorzubeugen. Folgendes Schema kann ein erster Ansatz sein, sich dem Thema Zeitmanagement zu nähern. 

Systematische Herangehensweise:

  • Eigene Werte kennen

    Wofür stehe ich? Was ist meine "Mission"? Wie möchte ich in Erinnerung bleiben?

  • Eigene Rollen, Stärken & Schwächen definieren

    Das Analysieren der eigenen Stärken, Schwächen, Fähigkeiten und Kompetenzen ermöglicht ein klares Verständnis darüber, wer man ist und was man kann.

    Insbesondere im beruflichen Kontext gibt es einige Möglichkeiten sich selbst zu analysieren:

    • SWOT-Analyse
    • Fragebögen zur Selbstbewertung
    • Gespräche mit Vorgesetzten und Kolleginnen und Kollegen
  • Ziele setzen (lang - mittel - kurzfristig)

    Die Zielsetzung als wichtiger Faktor des Zeitmanagement kann zwischen Langzeitplanung und Wochenplanung unterschieden werden. Während sich die Langzeitplanung an den eigenen Werten orientiert und langfristige Ziele und Pläne definiert werden, setzt sich die kurzfristige Wochenplanung mit den eigenen Rollen auseinander. Anhand der Rollen (Funktionen) werden kurzfristige Ziele und Pläne definiert, die in weiterer Folge zur Zeiteinteilung und dem Delegieren führen.

    Methoden der Zieldefinition:

    • SMART(e) Zieldefintion
  • Priorisieren

    Prioritäten setzten um Aufgaben richtig einzuteilen.

    Methoden der Priorisierung:

    • Entscheidungsmatrix nach Eisenhower
  • Zeit und Aufgaben planen & kontrollieren

    Anhand der vorherigen Analysen Aufgaben zeitlich planen und Durchführung kontrollieren. 

    Methoden der Aufgabenplanung:

    • ALPEN-Methode
    • To-do Listen

10 Tipps gegen Zeiträuber:

Der richtige Umgang mit Zeitrübern ist nicht immer einfach. Folgende zehn Tipps können Ihnen helfen, Zeiträuber zu beseitigen. Dies gilt gleichermaßen für den beruflichen, als auch den privaten Kontext.

  1. Nicht aufschieben
  2. Prioritäten setzen: Wichtiges zuerst tun, unwichtiges weglassen.
  3. Zusammenfassen: Ähnliche Aufgaben in je einen Zeitblock zusammenfassen.
  4. Vereinfachen: Schwierige Aufgaben in kleine Schritte aufteilen. Reihenfolge und Erledigungstermine festlegen.
  5. Delegieren: Legen Sie fest, was, wer, warum und bis wann zu tun hat.
  6. Schirmen Sie sich ab: Seien Sie nicht immer für alle zu erreichen.
  7. Gut vorbereiten: Am Abend den neuen Tag schriftlich planen. Zeit für Unerwartetes und Routine einplanen.
  8. Nein-Sagen: Zeitdiebe freundlich abwehren, aber Alternativen anbieten. Gemeinsam die Prioritäten festlegen.
  9. Erfolge genießen: Erledigtes als Erfolg wahrnehmen. Belohnen Sie sich selbst und andere.
  10. Vergessen Sie nicht: Ihre Zet ist Ihr Leben. Bitte passen Sie gut darauf auf! Wenn nicht Sie, wer sonst? Wenn nicht jetzt, wann dann?
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Letzter Stand: April 2021

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